EURid a confié à Elite Events la planification, la coordination et la mise en œuvre d’EuroDIG 2026, le Dialogue européen sur la gouvernance de l’internet, qui s’est tenu les 26 et 27 mai au bâtiment Charlemagne de la Commission européenne, à Bruxelles.
Accueillie par EURid avec le soutien de la Commission européenne, la conférence a réuni des représentants des institutions publiques, des entreprises, de la société civile et de la communauté technique. Le mandat exigeait une approche opérationnelle intégrée pour accompagner le programme de la conférence et la célébration des 20 ans du domaine .eu.
Elite Events a piloté la préparation de l’événement en étroite collaboration avec l’équipe interne d’EURid et a assuré le rôle de point de contact principal pour les prestataires externes. Nous avons coordonné les exigences opérationnelles avec EURid, EuroDIG et les représentants du lieu d’accueil, en intégrant les différents volets de la mission dans un calendrier de mise en œuvre commun.
Nos responsabilités comprenaient l’aménagement des espaces et des stands des partenaires, la logistique des prestataires, l’appui audiovisuel et la régie de scène, la restauration, la décoration et la signalétique événementielle. Nous avons également coordonné le personnel d’accueil et d’inscription, la préparation des badges, les supports destinés aux participants, les navettes et la photographie.
La préparation comprenait les briefings du personnel, les plannings opérationnels, les supports de présentation et la liaison avec la maîtresse de cérémonie, afin d’aligner les dispositions pratiques sur les exigences du programme.
Le principal défi consistait à coordonner plusieurs organisations, prestataires et exigences techniques au sein d’un lieu institutionnel. Les sessions plénières, les discussions en groupes, l’accueil des participants et les activités de mise en réseau nécessitaient une répartition claire des responsabilités et une coordination étroite entre les équipes opérationnelles.
Notre équipe a harmonisé les modalités d’accès et d’installation, les livraisons des prestataires, le déploiement du personnel et les transitions entre les séquences du programme. La préparation technique a également nécessité une coordination avec l’équipe audiovisuelle du lieu pour les présentations, le respect du minutage des sessions et le format hybride de la conférence.
La mise en œuvre d’EuroDIG 2026 a reposé sur une coordination des opérations de conférence, des services aux participants et de la gestion des prestataires. Elite Events a assuré un point de contact opérationnel central, reliant les décisions prises en préparation à leur mise en application sur site tout au long des deux journées du programme.
Dans son retour d’expérience, EURid a souligné notre professionnalisme, notre réactivité et notre souplesse, ainsi que notre capacité à proposer des solutions pratiques lorsque les besoins évoluaient. Le client a également reconnu notre connaissance de l’environnement institutionnel européen et du secteur événementiel bruxellois.
Si votre organisation prépare une conférence internationale ou un programme institutionnel, découvrez nos services de gestion d’événements institutionnels et nos services de personnel événementiel. Vous pouvez également consulter la galerie photo d’EuroDIG 2026 ou demander un devis pour nous présenter vos besoins.
