EURid stelde Elite Events aan voor de planning, coördinatie en uitvoering van EuroDIG 2026, de Europese dialoog over internetgovernance, die op 26 en 27 mei plaatsvond in het Karel de Grotegebouw van de Europese Commissie in Brussel.
De conferentie werd door EURid georganiseerd met steun van de Europese Commissie en bracht vertegenwoordigers van overheidsinstellingen, het bedrijfsleven, het maatschappelijk middenveld en de technische gemeenschap samen. De opdracht vereiste een geïntegreerde operationele aanpak ter ondersteuning van het conferentieprogramma en de viering van het twintigjarig bestaan van het .eu-domein.
Elite Events leidde de voorbereiding van het evenement in nauwe samenwerking met het interne team van EURid en fungeerde als het centrale aanspreekpunt voor externe leveranciers. Wij stemden de operationele vereisten af met EURid, EuroDIG en de vertegenwoordigers van de locatie en brachten de verschillende werkstromen samen in een gezamenlijke uitvoeringsplanning.
Onze verantwoordelijkheden omvatten de inrichting van de locatie en de partnerstands, de leverancierslogistiek, de audiovisuele ondersteuning en podiumcoördinatie, de catering, de decoratie en de bewegwijzering. Daarnaast coördineerden wij het onthaal- en registratiepersoneel, de voorbereiding van badges, het deelnemersmateriaal, de shuttlediensten en de fotografie.
De voorbereiding omvatte personeelsbriefings, operationele draaiboeken, presentatiemateriaal en afstemming met de ceremoniemeester, zodat de praktische regelingen aansloten bij de vereisten van het programma.
De belangrijkste uitdaging bestond erin verschillende organisaties, leveranciers en technische vereisten op een institutionele locatie te coördineren. De plenaire sessies, deelsessies, registratie en netwerkactiviteiten vereisten een duidelijke verdeling van verantwoordelijkheden en een nauwe samenwerking tussen de operationele teams.
Ons team stemde de toegangs- en opbouwafspraken, leveranciersleveringen, personeelsinzet en overgangen tussen programmaonderdelen op elkaar af. De technische voorbereiding vereiste ook overleg met het audiovisuele team van de locatie over de presentaties, de timing van de sessies en het hybride conferentieformat.
EuroDIG 2026 werd uitgevoerd door conferentieactiviteiten, deelnemersdiensten en leveranciersbeheer op elkaar af te stemmen. Elite Events fungeerde als centraal operationeel aanspreekpunt en verbond de beslissingen uit de voorbereidingsfase met de uitvoering ter plaatse gedurende het tweedaagse programma.
In zijn feedback benadrukte EURid ons professionalisme, onze reactiesnelheid en onze flexibiliteit, evenals ons vermogen om praktische oplossingen te bieden wanneer de behoeften veranderden. De klant erkende ook onze kennis van de Europese institutionele omgeving en de Brusselse evenementensector.
Bereidt uw organisatie een internationale conferentie of een institutioneel programma voor? Ontdek onze diensten voor institutioneel evenementenmanagement en onze diensten voor evenementpersoneel. U kunt ook de fotogalerij van EuroDIG 2026 bekijken of een offerte aanvragen om uw behoeften te bespreken.
